GPLB: Wenn Prüfer dreimal klingeln

Wer die Spielregeln einer GPLB kennt, kann sich gezielter auf die Prüfung vorbereiten und typische Fehlerquellen frühzeitig erkennen. Von der Prüfungsankündigung über Mitwirkungs- und Vorlagepflichten bis hin zu möglichen Folgen bei Beanstandungen: Nachfolgend geben wir einen Überblick darüber, worauf sich Arbeitgeber im Rahmen einer GPLB einstellen sollten. 

Schmutz-, Erschwernis- und Gefahrenzulagen

Bisher war in der Praxis häufig unklar, welche Unterlagen im Prüfungsfall tatsächlich ausreichen, um die Steuerfreiheit einer SEG-Zulage zu belegen. Die aktualisierten Richtlinien nennen nun konkret, welche Angaben zur Dokumentation der Einhaltung der Voraussetzungen geeignet sind:

• Bezeichnung des Arbeitsplatzes, des Bereichs oder der Funktion;
• Beschreibung der typischen Arbeitsumgebung und der ausgeübten Tätigkeiten;
• Darstellung der relevanten Belastungen oder Umstände, etwa durch eine Fotodokumentation;
• Aufzeichnungen über das zeitliche Ausmaß der Tätigkeiten, die eine außerordentliche Verschmutzung, Erschwernis oder Gefahr bewirken.

Arbeitgeber, die SEG-Zulagen steuerfrei abrechnen, sollten diese Unterlagen vorsorglich erstellen und laufend aktuell halten. Im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung trägt der Arbeitgeber die Nachweislast. Neu ist auch, dass die Richtlinien für Schmutzzulagen nun einen klaren Berechnungsrahmen vorgeben. Die Steuerfreiheit ist auf jenen Betrag beschränkt, der den tatsächlichen üblichen Sach- und Zeitmehraufwand des Arbeitnehmers durch die Verschmutzung abdeckt. Als Ausgangspunkt für die Schätzung können folgende Monatsbeträge herangezogen werden:

Von einer erheblichen Abweichung wird ausgegangen, wenn die gewährte Schmutzzulage den auf dieser Basis ermittelten angemessenen Betrag um mehr als ein Drittel übersteigt. Daraus ergibt sich ein monatlicher Maximalbetrag von  EUR 200, bis zu dem eine Schmutzzulage im Regelfall steuerfrei anerkannt wird. Kosten, die der Arbeitgeber selbst trägt (z.B. Reinigung der Arbeitskleidung im Betrieb), mindern diesen Betrag entsprechend. Werden höhere tatsächliche Kosten geltend gemacht, ist ein entsprechender Nachweis erforderlich, etwa durch Belege für eine Fremdreinigung oder nachgewiesene Mehrkosten für Hygieneartikel.

Kein Sachbezug für Spezialfahrzeuge

Kein Sachbezug für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte fällt an bei Spezialfahrzeugen, die eine private Nutzung praktisch ausschließen (z.B. Montagefahrzeuge mit fest eingebauter Werkbank), bei Berufschauffeuren mit Fahrzeug, für das ein Privatnutzungsverbot besteht, sowie – neu ab 2026 – bei Kastenwägen und Pritschenwägen, die nicht zur überwiegenden Personenbeförderung gebaut sind und nicht der Normverbrauchsabgabe unterliegen. Klargestellt wurde zudem, dass ein Spezialfahrzeug nur dann vorliegt, wenn fest verbaute Einbauten vorhanden sind. Leicht entfernbare Einbauten reichen nicht aus. Wird ein solches Fahrzeug anderweitig (also außerhalb der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) privat genutzt, ist ein Sachbezug nach den allgemeinen Regeln anzusetzen. Kein Sachbezug ist nur dann gerechtfertigt, wenn der Arbeitgeber die Privatnutzung nachweislich untersagt hat.

Achtung: Ein lückenloses Fahrtenbuch bleibt unerlässlich – nur so kann im Prüfungsfall der Nachweis erbracht werden, dass tatsächlich keine Privatnutzung stattgefunden hat.

Die spontane Nachschau der Finanzpolizei beim Steuerberater

Abseits von GPLB und normalen Betriebsprüfungen kann es gelegentlich vorkommen, dass Kontrollen durch die Finanzpolizei durchgeführt werden. Diese bilden allerdings den Ausnahmefall, da die Finanzpolizei grundsätzlich unangekündigt und überraschend erscheint. Solche Kontrollen durch die Finanzpolizei (z.B. Nachschau gem. § 144 BAO) sollten primär beim Abgabepflichtigen selbst durchgeführt werden, jedoch kann es auch vorkommen, dass die Finanzpolizei dem Steuerberater des Steuerpflichtigen einen Besuch abstattet.

Eine solche Nachschau darf dem Gesetz nach nur bei zwei Personenkreisen stattfinden:

• bei Personen, die nach abgabenrechtlichen Vorschriften Bücher oder Aufzeichnungen führen müssen (z.B. der Steuerpflichtige selbst), und
• bei anderen Personen, wenn Grund zur Annahme besteht, dass gegen diese Person ein Abgabenanspruch gegeben ist.

In diese Personenkreise fällt der Steuerberater des Mandanten in der Regel nicht.

Wenngleich zur Erfüllung ihrer Aufgabe (z.B. die Erhebung von Tatsachen) die Finanzpolizei den Steuerberater als Auskunftsperson befragen darf, bedeutet das nicht, dass von der steuerlichen Vertretung alle Tatsachen offengelegt werden müssen. Ganz im Gegenteil: Als Steuerberater sowie Wirtschaftsprüfer unterliegt man dem Wirtschaftstreuhandberufsgesetz, welches in seinem § 80 die Verschwiegenheitspflicht vorsieht. Diese Verpflichtung gilt auch während einer Nachschau der Finanzpolizei. Im Regelfall muss also der jeweilige Mandant den Steuerberater im Fall einer Nachschau der Finanzpolizei von seiner Verschwiegenheit entbinden, bevor Tatsachen von diesem offengelegt werden dürfen.

Im Unterschied zur Hausdurchsuchung dürfen bei der Nachschau nur offengelegte oder offenliegende Verhältnisse, Umstände oder Gegenstände besichtigt werden. Die Finanzpolizei darf also nicht nach Personen oder Gegenständen suchen, von denen unbekannt ist, wo sie sich befinden.